La MSP d’Evron nous sollicite pour sa communication
Emilie Guilleux la coordinatrice de la Maison de Santé Pluriprofessionnelle (MSP) d’Evron a sollicité Laureen Lesturgez, chargée de communication à May’Santé LAB pour créer des supports de communication adaptés aux besoins de la MSP, notamment sur ses objectifs de diffusion de l’information. Pleinement consciente des enjeux que représente une bonne communication pour une structure d’exercice coordonné, Emilie fait le point sur l’accompagnement réalisé avec May’Santé LAB sur l’année 2023-2024.
Œuvrer ensemble au développement d’une communication à 360° en faisant appel à May’Santé LAB
Si les formations suivies par Emilie ont étayé les compétences en communication, elle peine parfois graphiquement à concrétiser ses idées. Animée par la volonté de créer des supports adaptés, accessibles et professionnels, Emilie a fait appel à May’Santé LAB et notamment à l’expertise de Laureen « C’est un vrai métier d’être créateur d’outils, d’avoir cette fibre artistique pour des supports ». Emilie exprime aussi le fait qu’elle ne peut pas consacrer entièrement son temps à ce sujet « ce n’était jamais ma priorité de travailler sur ces outils de communication sachant que je n’ai pas les compétences pour déployer les outils qualitatifs ».
Accorder une place centrale aux outils de communication pour la structure d’exercice coordonnée d’Evron
« Pour nous c’est un travail qui n’est pas valorisé dans l’ACI alors que c’est essentiel ». Emilie explique donc avoir développé une fiche action dédiée à la communication dans le cadre de la démarche qualité mise en place au sein de la MSP, l’objectif étant de mieux communiquer à la fois en interne, envers les patients et envers les partenaires. Pour Emilie, la communication entre professionnels de santé est primordiale. D’autant qu’elle n’est pas facilitée par la structuration de la MSP d’Evron : « on est en multisites donc on n’a pas cette facilité de se contacter ou d’échanger spontanément quand on se croise dans les couloirs. Il faut donc que ça soit un axe de travail primordial pour nous. On a un vrai item communication, on a créé un groupe de travail à ce sujet et c’est un vrai challenge ».
Travailler main dans la main sur des supports de communication adaptés aux besoins de la MSP d’Evron
Fortes de ce constat, à l’interface entre le groupe de travail, Emilie et Laureen ont retroussé leurs manches pour créer une première série de supports de communication, aussi bien papiers que digitaux, afin de répondre aux attentes du groupe de travail de la MSP.
Création du logo de la MSP d’Evron et de sa charte graphique
La MSP avait débuté l’élaboration d’un logo en 2019 mais la crise COVID a ralenti le processus. Emilie précise que « la conception d’un logo est pour nous aussi une façon de travailler l’identité de la MSP et pas seulement son identité visuelle ». Le groupe de travail a défini des envies pour ce logo : des mains pour représenter la prise en soins, une composition arrondie pour un effet englobant, des couleurs pastel pour donner une forme de douceur dans le traitement, etc. Intentions graphiques que Laureen a su traduire dans le rendu du logo et de sa charte graphique « pour être visible du grand public et avoir une identité qui nous est propre » ajoute Emilie.
Elaboration d’un livret d’accueil à destination des nouveaux professionnels de santé et des stagiaires
Pour le livret d’accueil, le travail a d’abord été amorcé sur un fichier Word. Mais très vite Émilie a vu les limites de l’outil : elle le trouvait chargé, peu esthétique et lui demandait beaucoup de manipulations. « Je ne prenais pas de plaisir à travailler ce fichier parce que je ne le trouvais pas assez modulable ». Elle poursuit « Mais grâce à ce travail réalisé en amont, Laureen a pu cibler quel outil pouvait le plus correspondre à nos besoins. C’est ainsi qu’est venue l’idée de mettre en place un Padlet comme livret d’accueil numérique. Ce logiciel gratuit a su répondre à nos attentes. L’outil est intuitif, facile à prendre en main et modifiable à l’infini. Je pourrai donc le faire évoluer visuellement en toute autonomie ».
Conception d’un trombinoscope des professionnels œuvrant au quotidien dans la MSP d’Evron
Le trombinoscope a plusieurs objectifs pour la MSP d’Evron. Déjà permettre aux patients de mettre un visage et une fonction derrière les professionnels exerçant sur le site du cabinet médical. Mais aussi, pour les professionnels de santé, suivre le roulement des médecins remplaçants et des internes qui a lieu tous les 6 mois.
Affiché en salles d’attentes en format poster, ce trombinoscope valorise les différents métiers et spécialités de chacun. Il permet aussi aux professionnels de santé de mieux se (re)connaître entre pairs. Emilie complète : « On a aussi bénéficié d’une photo professionnelle grâce à des sessions de shootings réalisées par Laureen sur site. J’ai vu des internes me dire qu’ils allaient même réutiliser leur photo sur leurs CV. Les patients s’approprient également le rendu du trombinoscope, il arrive qu’ils prennent en photo ce format avec leur téléphone ! » Elle ajoute que les médecins généralistes de la MSP maîtres de stages trouvent aussi que ce support fait sens pour eux. Emilie conclue ainsi : « les séances de shooting sont des moments sympas où on peut échanger avec les internes ».
Réalisation d’une fiche récapitulative sous forme de check-list sur la bonne prise de rendez-vous
Au format A5, cette fichette a un double objectif pour les patients : les informer du fonctionnement de la MSP et les amener à être plus acteurs de leur prise en charge médicale. Au recto, on peut y retrouver les coordonnées du cabinet médical et au verso, une check-list des éléments à prendre en compte (ou à ne pas oublier) avant de se rendre à son rendez-vous : moyens de paiement, dernières ordonnances, carnets de santé, etc.
Ce support permet entre autres d’initier un dialogue entre les médecins et leurs patients ; et plus globalement d’harmoniser un discours commun. Il y a un réel effort mis sur l’accessibilité des supports pour faciliter la compréhension des informations et ainsi fluidifier les prises en charge côté patients et côté soignants !
La collaboration entre May’Santé LAB et la MSP d’Evron, son déroulement et ses temps de travail
D’abord, il y a l’importance des groupes de travail réalisés en amont pour définir un cahier des charges : « Mon rôle ce n’est pas de faire seule pour que ça aille vite, c’est de faire avec les professionnels de santé pour qu’ils se sentent concernés par les problématiques qu’on évoque. Si je m’active dans mon coin, ils ne vont pas être inclus dans le processus d’assimilation du support ou du dispositif et ils ne vont pas forcément l’utiliser par la suite ».
Puis guidés par un retroplanning, les échanges avec Laureen se font dans les locaux de la MSP ou par téléphone. « On a un plan d’actions où l’on détermine nos priorités. Le plus souvent nous synthétisons ensuite le tout par mails interposés. Puis on va prendre rendez-vous pour échanger sur nos différentes thématiques. On sait toujours quels sont nos objectifs de travail quand on se retrouve ». Emilie ajoute aussi qu’il y a « tout un travail que Laureen a fait sur la compréhension de notre univers. En passant par May’Santé LAB, on a vu une plus-value car Laureen adaptait la communication au secteur de la santé en prenant en compte les enjeux de la structure ».
Aujourd’hui, les impacts positifs de cette communication rendue possible par ce partenariat avec May’Santé LAB
Emilie souligne la qualité du travail réalisé par Laureen : « Elle apporte du professionnalisme à nos outils de travail, elle les embellit pour les rendre massivement visibles et reconnaissables. Le temps n’est extensible pour personne et pouvoir déléguer cette charge à quelqu’un dont c’est le métier nous a fait gagner du temps in fine. Au départ, tu n’optimises pas forcément ton temps car c’est un réel investissement collectif tout le long du processus de fabrication des outils. Mais au final tu optimises le résultat pour sa qualité de rendu ».
Une formation à la communication pour Emilie avait été envisagée « mais finalement c’est Laureen qui va m’aider à monter en compétences sur l’utilisation de plateformes. On voudrait être plus visibles à travers un site web pour le grand public ainsi qu’une page LinkedIn pour les professionnels de santé et les partenaires. L’idée c’est aussi qu’elle puisse me former et voir s’il y a d’autres membres de la MSP qui voudraient l’être par la même occasion ! ».