Bonjour Docteur Robino, tout d’abord depuis quand avez-vous recruté votre secrétaire ? Et travaille-t-elle uniquement pour vous ? 

Notre secrétaire a débuté son contrat le 11 mars dernier pour le cabinet médical de Bonchamp. Elle travaille donc auprès de moi et de mes confrères soit 4 médecins, 1 médecin assistant, 1 interne et 1 assistante médicale. 

Comment avez-vous procédé pour son recrutement ?

En faisant appel à May’Santé LAB ! (Rire) Après avoir essuyé plusieurs difficultés de recrutement, nous avons sollicité May’Santé LAB afin de réaliser un audit du poste de secrétaire. L’association nous a aidé à comprendre quelles étaient les difficultés rencontrées lors des précédents recrutements et notamment à mettre en lumière notre problématique : la charge d’accueil téléphonique est très importante et peut mettre à mal des secrétaires.

Comment l’association May’Santé LAB vous a accompagné ? 

Nous avons démarré par l’audit du poste du secrétariat, Charlène Rousseau, cheffe de projet chez May’Santé LAB est venue au cabinet pour quantifier la charge de travail, le temps passé par tâche et notamment le nombre d’appels reçus en une journée. May’Santé LAB nous a amené à réfléchir à une nouvelle organisation pour le futur recrutement : horaires, semaine en 4 jours et demi, demi-journées de décharge téléphonique, etc. 

May’Santé LAB a recueilli et traité les candidatures reçues et procédé à une première série d’entretiens. On nous a proposé une sélection de candidatures qu’on a ensuite rencontrées au cabinet avant de prendre une décision finale. C’est énorme, ça nous fait gagner du temps et on est plus efficients.

Le travail en amont nous a vraiment permis de nous poser, d’avoir une réflexion plus avancée sur nos besoins et nos difficultés en ressources humaines. Ce sont des missions annexes auxquelles nous ne sommes pas formées. On a réellement gagné en efficacité grâce à l’accompagnement May’Santé LAB.

Que pouvez-vous dire de l’accompagnement May’Santé LAB ? Quels avantages en tirez-vous ? 

L’accompagnement par l’équipe salariée de May’Santé LAB nous permet de nous appuyer sur des compétences que nous n’avons pas en interne. Elle est un œil extérieur au cabinet et elle a déjà une vision globale de ce qui fonctionne dans d’autres cabinets.  

On évite d’agir dans l’urgence, May’Santé LAB nous aide à nous structurer d’autant que le poste de secrétaire est central pour nous. L’autre avantage trouvé est que May’Santé LAB nous a libéré du temps de soin et nous a fait gagner du temps et en efficacité.  

Avez-vous d’autres projets à venir pour lesquels vous souhaitez faire appel à May’Santé LAB ?

Oui, on a sollicité May’Santé LAB pour ajuster le poste de secrétaire. Comme identifié, la charge d’appels est très importante au cabinet. Nous avons donc défini collectivement qu’il était préférable que la secrétaire puisse avoir des demi-journées de décharge téléphonique. L’idée serait qu’un télésecrétariat prenne le relai sur ces créneaux horaires.

May’Santé LAB nous a donc mis en lien avec des services de télésecrétariat et des confrères qui utilisent déjà ces services. On va pouvoir bénéficier de leur retour d’expérience avant de faire notre choix définitif.

Aussi, au sein de la MSP Bonchamp-Argentré, on a pour projet de collaborer avec une Infirmière en Pratique Avancée (IPA). May’Santé LAB a accompagné l’infirmière souhaitant entrer en formation IPA mais aussi l’association a organisé une rencontre entre médecins et infirmière pour se projeter et réfléchir ensemble au projet professionnel de la future IPA.

En quelques mots, si vous deviez conseiller un confrère qui souhaite recruter, qu’est-ce que vous diriez de l’accompagnement de May’Santé LAB ?

Je dirais : à l’écoute, efficace, professionnel et qui a les compétences.